Was in eurem Verein zusammenläuft

• Mitgliederstamm mit Adresse, Geburtsdatum, Telefon und Mitgliedsnummer
• Sektionen, Mannschaften und Rollen — vom Nachwuchsleiter bis zum Teamkapitän
• Beitragstarife, Forderungen, Zahlungseingänge und der Mahnstand jedes Mitglieds
• Vereins-Bankverbindung für den Verwendungszweck auf der Vorschreibung
• Nachrichten an Vereins- und Team-Kanäle

Was du als Verein tun solltest

• Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ergänzen — Kaderheld gehört als Auftragsverarbeiter hinein.
• AVV bei uns anfordern und ablegen. Eine E-Mail an datenschutz@notenheld.net genügt.
• Rollen sauber vergeben. Wer keinen Zugriff auf die Beitragsseite braucht, bekommt auch keinen.
• Beim Nachwuchs die Einwilligung der Eltern einholen — die App führt dich durch den Ablauf.

Was wir dir zusichern

• Weisungsgebunden: Wir verarbeiten die Vereinsdaten nur, um den Dienst zu erbringen — nicht für eigene Zwecke.
• Getrennte Mandanten: Jeder Verein sieht nur seine eigenen Daten. Die Trennung erzwingt der Server, nicht die Oberfläche.
• Verschlüsselte Übertragung per HTTPS, Passwörter nur als Hash.
• Datenexport: Ihr kommt jederzeit an eure Daten heran — auch, um sie mitzunehmen.
• Keine Werbenutzung eurer Mitgliederdaten, keine Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken.

Ein Beispiel aus dem Vereinsalltag

Eine Mutter schreibt dem Obmann: Sie möchte wissen, welche Daten der Verein über ihren Sohn gespeichert hat, und die Handynummer soll raus. Zuständig ist der Verein — nicht wir. Der Obmann sieht alle Angaben zum Kind in der Personenverwaltung, löscht die Nummer dort und antwortet. Kommt er technisch nicht weiter, unterstützen wir ihn beim Export. Beantworten muss er die Anfrage aber selbst, das ist Teil der Verantwortlichen-Rolle.

Was das praktisch heißt

• Du entscheidest, welche Angaben du zu deinen Spielern erfasst — und trägst nur ein, was du wirklich brauchst.
• Fragt ein Spieler oder ein Elternteil nach Auskunft oder Löschung, bist du die erste Anlaufstelle.
• Kommt der Kader aus einer Verbandsquelle, prüfst du die übernommenen Angaben auf Richtigkeit.
• Auch du kannst den AVV anfordern — die Auftragsverarbeitung gilt genauso wie beim Verein.

Der saubere Weg: Team an den Verein abgeben

Trainierst du eine Mannschaft, die zu einem echten Verein gehört, ist es sinnvoll, das Team in den Verein zu überführen. Kaderheld hat dafür einen eigenen Ablauf: Du bietest das Team an, der Obmann nimmt es auf, Mitglieder und Zuordnungen wandern mit. Ab da ist der Verein Verantwortlicher — und die Datenschutzfragen landen dort, wo sie hingehören.

Bis dahin gilt: Deine eigene Gruppe ist deine Verantwortung. Behandle die Spielerdaten so, wie du es dir für die Daten deines eigenen Kindes wünschen würdest.

An wen wendest du dich?

An deinen Verein bzw. an den Trainer, der dich angelegt hat. Er ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir sind der technische Dienstleister dahinter und dürfen deine Daten nicht auf eigene Faust herausgeben oder löschen — auch dann nicht, wenn du uns direkt schreibst.

Was du selbst siehst und steuerst

• Deine Termine, deine Zu- und Absagen, deine Aufgaben im Team
• Deine Einsatzstatistik und die Spielereignisse, die dir zugeordnet sind
• Längere Abwesenheiten trägst du selbst ein — du bestimmst, ob dort „krank" oder nur „nicht verfügbar" steht
• Deine offenen Beiträge, sofern dein Verein die Beitragsverwaltung nutzt

Kinder unter 14

• Sie bekommen keinen eigenen Login. Das ist bewusst so: In Österreich ist die Einwilligung in Online-Dienste erst ab 14 wirksam (§ 4 Abs. 4 DSG).
• Stattdessen wird ein Elternteil eingeladen. Erst wenn dieses den Einwilligungs-Link bestätigt, ist das Kind-Profil voll nutzbar.
• Als Elternteil handelst du danach im Namen deines Kindes — Zusagen, Abwesenheiten, Kontaktdaten.
• Die Verknüpfung lässt sich wieder lösen.

Fotos vom Spiel

Bei Events kann jedes Teammitglied Fotos und Videos hochladen und Personen darauf markieren. Das Markieren macht immer ein Mensch — es gibt keine Gesichtserkennung. Möchtest du ein Bild von dir oder deinem Kind entfernt haben, sag es dem Trainer oder dem Verein: dort wird es gelöscht.