Für Vereine
Mitgliederverwaltung im Sportverein
Jede Person hat ihre Rollen, vom Obmann bis zum Teamkapitän. Dazu Sektionen für mehrere Sportarten, das Einfügen ganzer Listen und der Weg über die Eltern bei Kindern unter 14.
Eine Person, viele Rollen
Auf der Mitgliederliste baut alles andere auf. Stimmt sie nicht, gehen Beiträge an die falschen Leute, und im Kader stehen Karteileichen. In Kaderheld gibt es deshalb keine eigenen Listen für Spieler, Trainer und Funktionäre. Jede Person steht einmal drin und hat ihre Rollen.
- Rollen im Verein. Etwa Obmann, Kassier oder Nachwuchsleiter, jeweils mit den passenden Rechten. Der Kassier sieht also, wer bezahlt hat, aber keine Aufstellung.
- Rollen in der Mannschaft. Cheftrainer, Co-Trainer und Spieler, dazu Teamkapitän und Co-Teamkapitän. Die Kapitäne dürfen zum Beispiel Team-Aufgaben verteilen und haben trotzdem keine Trainerrechte.
- Sektionen. Habt ihr mehrere Sportarten oder Abteilungen im Verein, bekommt jede ihre eigenen Mannschaften und Verantwortlichen.
- Eltern und Kinder. Eltern sind mit ihrem Kind verbunden. Sie sagen für das Kind zu oder ab und tragen ein, wenn es länger nicht kann.
Jede Person mit ihren Rollen und Mannschaften.
80 Namen in zehn Minuten
Am lästigsten ist bei jeder Umstellung, alle Leute einzutragen. Dafür gibt es drei Wege, und für keinen davon sitzt du einen ganzen Abend am Rechner.
- Kopieren und einfügen. Du kopierst die Kaderliste aus Excel oder aus einem Export vom Verband und fügst sie ins Feld ein. Vorher siehst du Zeile für Zeile, wer neu angelegt wird und wer zu einer Person gehört, die es schon gibt.
- Vom Verband. Ist die Mannschaft mit ihrer öffentlichen Verbandsseite verbunden, kommen die Namen beim Abgleich gleich von dort.
- Von Hand. Das bleibt für die paar, die später dazukommen.
- Niemand steht doppelt drin. Beim Abgleich wird die Kennung vom Verband verwendet. Fügt ein Nachwuchsleiter drei Excel-Listen nacheinander ein, zeigt die Vorschau, wer schon da ist. Aus 75 Zeilen werden so 64 Personen, und jede steht genau einmal drin.
Den Kader einfügen und in der Vorschau prüfen.
Einladen, ohne jeden anzurufen
Wer angelegt ist, ist noch nicht automatisch dabei. Jede Person bekommt einen Einladungslink und richtet sich ihren Zugang selbst ein. Bei Kindern geht das ein bisschen anders.
- Unter 14 kein eigener Zugang. In Österreich kann man erst ab 14 selbst in Online-Dienste einwilligen. Für jüngere Kinder wird deshalb ein Elternteil eingeladen. Voll nutzbar ist das Profil, sobald der Elternteil den Link zur Einwilligung bestätigt hat. Wie Eltern ihr Kind dann vertreten, steht bei der Elternvertretung unter 14.
- Wenn das Geburtsdatum fehlt. Dann gilt die Person sicherheitshalber als minderjährig. Beim Datenschutz wird hier keine Abkürzung genommen, auch wenn es bequemer wäre.
- Gastspieler. Sie gehören nur für eine bestimmte Zeit zu einem Team und sind danach wieder draußen. Das hilft, wenn die U16 am Sonntag zwei Spieler aus der U14 braucht.
- Auch ohne Zugang dabei. Wer sich nie anmeldet, steht trotzdem im Kader und in der Statistik und bekommt auch seinen Mitgliedsbeitrag vorgeschrieben.
Wofür sich eine saubere Mitgliederliste noch lohnt
Die Clips, die im Vereinsjahr am meisten angeschaut werden, holen sich ihre Angaben aus den Personendaten. Ist die Mitgliederliste schlampig gepflegt, stehen in den Clips die falschen Trikotnummern.
- Spieler-Portrait. Mit Foto, Position und Trikotnummer, gut für Neuzugänge.
- Spieler-Daten. Zeigt die Einsätze und Tore der Saison.
- Verabschiedung. Den Abschieds-Clip gibt es für alle, die nach vielen Jahren aufhören.
Das Spieler-Portrait entsteht aus den Personendaten.
Häufige Fragen
Fangt mit einem Team an
Die Basis kostet nichts, und eine Kündigungsfrist gibt es nicht. Ihr legt eine Mannschaft an und schickt den Beitrittslink in eure Gruppe. Kommt der Verein später dazu, übernimmt er eure Teams, und keiner muss von vorn anfangen.
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