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Termine und Zusagen aus der WhatsApp-Gruppe in die Vereins-App holen

Warum Zusagen in der WhatsApp-Gruppe untergehen, was bei Kindern unter 14 gilt und wie die Mannschaft mit einem Link in die App kommt. Die Gruppe kann zum Plaudern bleiben.

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  Die Gruppe

Warum die WhatsApp-Gruppe beim Organisieren nicht mehr reicht

Fast jede Mannschaft hat eine WhatsApp-Gruppe, und zum Plaudern passt sie gut. Schwierig wird es, wenn darin auch Termine, Zusagen und Treffpunkte stehen. Die Uhrzeit für Sonntag ist nach zwei Tagen weit nach oben gerutscht, und wer zugesagt hat, muss jemand von Hand zusammenzählen.

  • Jeder Termin hat seine eigenen Antworten. Bei jedem Spieler steht, ob er kommt, absagt, noch überlegt oder beim anderen Team spielt. Wer noch nichts gesagt hat, steht auf „offen“.
  • Absagen fürs Spiel mit Grund. Dann muss keiner raten, ob jemand krank ist oder auf Urlaub.
  • Das Wichtige steht beim Termin. Treffpunkt, Adresse und Anfahrt sucht keiner mehr in den Nachrichten vom Dienstag. Wie das für den Trainer im Alltag aussieht, steht bei Kaderheld für Trainer.
Terminliste mit Zusagen, Absagen und offenen Antworten je Termin
Ein Termin im Detail mit Ort, Karte und Zusagen
Ein Termin mit allen Antworten
Trainer-Übersicht mit den nächsten Terminen
Die Übersicht des Trainers
  Termine und Erinnerungen

Erinnert wird nur, wer noch nicht geantwortet hat

In der Gruppe schreibt der Trainer am Donnerstag noch einmal allen. In der App bekommt nur eine Erinnerung, wer sich noch nicht gemeldet hat.

  • Die Trainingsserie einmal anlegen. Wochentage, Uhrzeit und Zeitraum, die Ferien lässt du gleich aus.
  • Erinnerungen vor dem Termin. Wie lange vorher, stellst du pro Team ein. Wer schon geantwortet hat, bekommt keine.
  • Längere Ausfälle in einem Schritt. Wer verletzt ist, trägt den Zeitraum ein, und alle Termine darin sind abgesagt.
  • Termine im eigenen Kalender. Wer will, abonniert sie für Apple, Outlook oder Google. Mehr dazu unter Termine und Zusagen.
Terminliste am Handy
Die Termine am Handy
Nachrichten an das Team am Handy
Nachrichten ans Team
  Kinder und Daten

Bei Kindern unter 14 laufen Zusagen über die Eltern

Im Nachwuchs geht ohnehin fast alles über die Eltern. In Kaderheld ist das fest so eingerichtet. Ein Kind unter 14 bekommt keinen eigenen Zugang, weil das österreichische Datenschutzgesetz die Grenze dort zieht (§ 4 Abs. 4 DSG).

  • Die Eltern willigen zuerst ein. Der Trainer legt das Kind an, ein Elternteil bekommt einen Link und bestätigt ausdrücklich. Vorher berechtigt die Verbindung zu nichts. Den ganzen Ablauf beschreibt die Seite zum Elternzugang.
  • Zusagen im Namen des Kindes. Wer für wen geantwortet hat, wird festgehalten. Ist eine Zusage später unklar, kann man nachschauen.
  • Jeder sieht, was seine Rolle erlaubt. Der Trainer sieht seinen Kader, der Kassier die Beiträge. Andere Vereine kommen an eure Daten nicht heran.
  • Server in Deutschland. Server, Datenbank und Sicherungen liegen bei IONOS in Deutschland. Werbe- oder Tracking-Cookies gibt es keine.
Spielerliste einer Mannschaft mit Nummern und Positionen
  Umstieg

So kommt die Mannschaft aus der Gruppe in die App

Die Technik ist dabei das kleinere Problem. Schwieriger ist, dass sich alle angewöhnen, in der App zu antworten. Rechne mit zwei bis drei Wochen.

  • Den Kader hereinkopieren. Namen, Nummern und Positionen fügst du aus Excel oder aus WhatsApp ein. Das dauert mit Prüfen etwa eine halbe Stunde.
  • Den Beitrittslink in die Gruppe schicken. Einmal reicht, die Spieler tragen sich selbst ein. Öffnet jemand den Link in WhatsApp, steht dabei, wie er in den richtigen Browser kommt.
  • Ohne App Store. Kaderheld läuft im Browser. Das Symbol legt man sich auf den Startbildschirm, wie das geht, steht unter App aufs Handy.
  • Selbst dabeibleiben. Am besten klappt es, wenn du nicht nebenher doch wieder in der Gruppe zählst.
Kader aus einer Liste einfügen und prüfen
  Und WhatsApp?

Zum Plaudern darf die Gruppe bleiben

Niemand muss die WhatsApp-Gruppe löschen. Fotos vom Auswärtsspiel, Glückwünsche zum Geburtstag und der Spruch nach dem Sieg passen dort gut hin. In die App kommt das, was jemand später wiederfinden muss.

  • Termine und Zusagen. Die stehen in der App, mit dem Stand bei jedem Spieler.
  • Ansagen ans ganze Team. Der Aushang kommt per Push aufs Handy und gehört zur kostenlosen Basis. Einen Team-Chat mit Bildern und Umfragen gibt es mit Trainer Profi.
  • Links weiter in WhatsApp teilen. Die Spieltagsseite teilst du wie jeden anderen Link. Eltern ohne Konto können sie auch öffnen.
  • Für den ganzen Verein. Nachrichten gehen an alle oder an ein Team, und keiner muss fünf Gruppen pflegen. Was sonst noch dazukommt, steht bei der Vereinsverwaltung.
Nachrichten an das Team
Spieltagsseite, die man als Link weitergeben kann
Ein Link für die Gruppe
Alle Mannschaften des Vereins
Alle Mannschaften des Vereins

Häufige Fragen

Das müsst ihr nicht. Zum Plaudern und für Fotos kann sie bleiben. Ausmachen solltet ihr nur, dass Zu- und Absagen in der App passieren, sonst zählt der Trainer am Ende doch wieder an zwei Stellen.

Kader, Termine, Zu- und Absagen, Beitrittslink und Aushang sind in der Basis, und die kostet nichts. Für Spieler und Eltern ist Kaderheld ohnehin kostenlos. Aufstellung, Statistik oder Team-Chat kommen mit Trainer Profi um 4,99 € im Monat je Team dazu.

Die stehen trotzdem im Kader. Als Trainer kannst du für jeden im Team antworten, etwa wenn dir jemand in der Kabine absagt. Wer für jemand anderen antwortet, wird mitprotokolliert.

Der Trainer trägt beim Kind einen Elternteil ein, wenn vorhanden mit E-Mail-Adresse. Der Elternteil bekommt einen Einwilligungs-Link, der 14 Tage gilt, und bestätigt ihn. Danach sagt er für das Kind zu oder ab. Mit zwei Kindern im Verein reicht ein Zugang.

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