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Mitgliedsbeiträge verwalten und einziehen

Du legst Tarife an, schreibst eine ganze Saison in einem Rutsch vor und verbuchst die Zahlungen. Jede Forderung hat ihren eigenen Verwendungszweck, und kein Zahlungsdienstleister steht dazwischen.

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  Tarife

Drei Tarife für den ganzen Verein

Um Beiträge reißt sich im Verein keiner. Ausrechnen ist schnell gemacht. Mühsam wird es beim Nachschauen, wer gezahlt hat, wer nur einen Teil und wem man zum dritten Mal schreiben muss. Für diesen Teil ist die Beitragsverwaltung gedacht.

  • Ein Tarif je Gruppe. Du legst Betrag und Intervall fest und, wenn du willst, eine Altersgrenze. So zahlt der Nachwuchs weniger als die Kampfmannschaft und Kinder unter zehn noch einmal weniger.
  • Fünf Intervalle. Der Beitrag kann einmalig fällig sein, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
  • Mit Zeitraum zugewiesen. Jede Person bekommt ihren Tarif für einen bestimmten Zeitraum. Für die Sonderfälle, die es in jedem Verein gibt, kannst du bei der Zuweisung einen anderen Betrag eintragen.
  • Das Geld geht aufs Vereinskonto. Kaderheld ist weder Zahlungsdienstleister noch Inkassobüro, das Geld läuft nie über uns. Kartenzahlung gibt es keine. Mit Verein Profi holt ihr SEPA-Mandate ein und erstellt die Einzugsdatei, die ihr bei eurer Bank hochladet.
Beitragstarife des Vereins mit Betrag und Intervall

Mit drei Tarifen sind die üblichen Abstufungen erledigt.

  Vorschreibung

Eine Saison in einem Rutsch vorschreiben

Sind die Tarife zugewiesen, legt der Kassier die Forderungen für alle aktiven Mitglieder aus der Mitgliederverwaltung auf einmal an, mit Saison und Fälligkeitsdatum.

  • Ein eigener Verwendungszweck. Jede Forderung bekommt einen, in dem Verein, Tarif, Person und Saison stecken. Er steht auf der Vorschreibung, und das Mitglied gibt ihn bei der Überweisung an.
  • Drei Kinder und ein Konto. Auch wenn eine Familie alles vom selben Konto zahlt, weiß der Kassier, welches Geld zu welchem Kind gehört.
  • Nichts wird doppelt angelegt. Startest du die Vorschreibung ein zweites Mal, entstehen keine doppelten Forderungen. Was schon da ist, wird übersprungen.
Forderungsliste mit Zahlungsstand je Mitglied

Welche Beiträge offen und welche bezahlt sind.

  Eingänge

Eingänge verbuchen und den Stand sehen

Bei jeder Zahlung trägt der Kassier Betrag, Datum und Zahlungsart ein, also Überweisung, bar oder sonstiges, und dazu die Bankreferenz. Ob der Beitrag dann bezahlt ist oder noch etwas fehlt, musst du nicht extra eintragen.

  • Der Stand jeder Forderung. Sie ist offen, teilweise bezahlt oder bezahlt. Dazu kommen die Mahnstufen erinnert, gemahnt und eskaliert. Stornierte Forderungen bleiben sichtbar stehen.
  • Teilzahlungen gehen auch. Zahlt jemand 60 von 90 Euro, steht der Rest weiter als offen da. Nebenher Buch führen muss niemand.
  • Ein Beispiel. Ein Kassier schreibt im September den Jahresbeitrag für 120 Mitglieder vor, fällig am 31. Oktober. Im November haben 104 bezahlt, sieben nur teilweise, und neun sind noch offen. Die neun Namen stehen in der Liste. Kontoauszug und Textmarker braucht er dafür nicht mehr.
Kassier-Dashboard mit offenen Posten

Die Startseite für den Kassier.

  Ausschreibungen

Nicht nur der Jahresbeitrag

Im Verein wird auch für anderes gezahlt. Damit am Jahresende nicht alles in einem Topf landet, gibt es eigene Kategorien.

  • Eigene Kategorien. Zum Beispiel für Trainingslager, Reisen, Sportzubehör, Veranstaltungen und Strafen. Für Strafen innerhalb einer Mannschaft gibt es außerdem die Teamkasse mit Strafenkatalog.
  • Ausschreibungen für einmalige Sachen. Ein Betrag gilt dann für eine bestimmte Gruppe, den ganzen Verein oder ein einzelnes Team.
  • Wer später zusagt, zahlt auch. Gehört die Ausschreibung zu einem Termin, der etwas kostet, kannst du neue Zusagen nachträglich belasten. Das hilft beim Trainingslager, wenn sich zwei Wochen später noch drei Spieler anmelden.
  • Wer das sieht. Die Beitragsverwaltung sieht, wer die Finanzrolle hat, meistens Kassier und Obmann. Trainer haben keinen Zugriff. Jedes Mitglied sieht seine eigenen offenen Beiträge, Eltern auch die ihrer Kinder, wenn sie bei der Elternvertretung das Recht für Finanzielles haben.
Beitragsverwaltung des Kassiers am Rechner
Ein Termin im Detail mit Zusagen
Ein Termin mit den Zusagen
Vereinsübersicht mit Kennzahlen
Der Verein auf einen Blick

Häufige Fragen

Kartenzahlung gibt es mit Absicht nicht. Entweder überweist das Mitglied aufs Vereinskonto und der Kassier verbucht die Zahlung, oder ihr zieht den Beitrag mit Verein Profi per SEPA-Lastschrift ein. Die Einzugsdatei reicht ihr dann bei eurer Bank ein, das Geld landet so oder so direkt beim Verein.

Für jedes Kind gibt es eine eigene Forderung mit eigenem Verwendungszweck. Überweisen die Eltern alles zusammen, verbucht der Kassier drei Zahlungen oder trägt Teilzahlungen ein, bis alle drei beglichen sind. Für einen Geschwisterrabatt nehmt ihr einen eigenen Tarif oder tragt bei der Zuweisung einen anderen Betrag ein.

Das macht nichts. Den Verwendungszweck gibt es für jeden Verein, Tarif, jede Person und Saison nur einmal, und was schon da ist, wird nicht noch einmal angelegt. Beim zweiten Mal entstehen also nur Forderungen für Mitglieder, die inzwischen neu dazugekommen sind.

Wer die Finanzrolle hat, also meistens Kassier und Obmann. Trainer sehen die Beiträge nicht. Jedes Mitglied sieht nur die eigenen offenen Beiträge, und Eltern sehen die ihrer Kinder.

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