Für Vereine

Dokumente im Verein ablegen

Satzung, Protokolle, Trainingspläne und Formulare je Verein und Team, mit getrennter Sichtbarkeit für Leitung und Mitglieder.

  Ablage

Vereinsordner und Teamordner

Die Satzung liegt beim Obmann auf dem Rechner. Das Protokoll der letzten Jahreshauptversammlung steckt in einer Mail, die niemand mehr findet. Das Formular für die Sportwoche kursiert als Foto in der WhatsApp-Gruppe. In Kaderheld bekommen diese Dateien einen festen Platz, und dort liegen sie auch in zwei Jahren noch.

  • Verein oder Mannschaft. Satzung, Vereinsordnung und Protokolle liegen beim Verein. Den Trainingsplan fürs Wintertraining und die Anmeldung fürs Turnier legt man beim Team ab.
  • Wer ablegen darf. Im Vereinsordner legt ab, wer den Verein verwaltet, im Teamordner, wer das Team verwaltet. Der Obmann kommt damit auch an die Teamordner. Wer welche Rolle hat, legt ihr in der Mitgliederverwaltung fest.
  • Lesen ohne Verwaltungsmodul. Die Ablage liegt außerhalb der Vereins- und Mannschaftsverwaltung. Spieler und Eltern können die Dokumente ihres Teams lesen und brauchen dafür keine eigenen Rechte. Bei Kindern unter 14 lesen die Eltern über den Elternzugang mit.
  • Übersicht und Liste. Zuerst siehst du alle Bereiche, zu denen du gehörst. Wählst du einen aus, kommt die Liste und, wenn du darfst, eine Klappkarte zum Ablegen.
Übersicht der Dokumentbereiche eines Vereins

Die Ablage je Verein und Team.

  Sichtbarkeit

Es gibt bewusst nur zwei Stufen der Sichtbarkeit

Mehr Stufen wären eine Rechteverwaltung, die am Ende keiner pflegt. Zwei kann sich jeder merken, deshalb werden sie meistens auch richtig gesetzt.

  • Leitung. Das sehen nur die Verwalter. Gedacht ist es für Protokolle, Verträge, Abrechnungen und alles, was nicht jeden angeht.
  • Mitglieder. Das sieht das Team-Umfeld beziehungsweise jedes aktive Vereinsmitglied. Hier landen Satzung, Meldebögen, Formulare, Trainingsplan und Hallenordnung.
  • Die Faustregel. Was ein Elternteil im Zweifel wissen darf, bekommt „Mitglieder". Was intern bleiben soll, kommt auf „Leitung".
  • Warum kein geteilter Online-Ordner. Dort gibt es keine Vereinsrollen. Hier hängt die Sichtbarkeit an denselben Rollen wie alles andere. Wer das Team verlässt, kommt nicht mehr ran, und wer neu dazukommt, findet die Unterlagen seines Teams ohne Nachfragen.
Vereinsseite in der App am Handy
Die Ebene Verein
Teamseite in der App am Handy
Die Ebene Team
  Dateien

Was hineinpasst

Nach der Jahreshauptversammlung legt der Schriftführer das Protokoll im Vereinsordner ab, Sichtbarkeit „Leitung". Die neue Vereinsordnung kommt daneben, auf „Mitglieder". Der Trainer der U12 hängt den Trainingsplan für die Halle in seinen Teamordner. Fragt im Februar ein Elternteil, wann in den Ferien trainiert wird, muss niemand suchen. Welche Mannschaft wann in der Halle ist, steht außerdem in der Platzbelegung.

  • Bis 25 MB. Erlaubt sind PDF, Bilder, Office-Dateien, Text und Kalenderdateien. Geprüft wird die Endung, eine umbenannte Datei kommt nicht durch.
  • Öffnen oder laden. PDFs und Bilder öffnen sich direkt im Browser, alles andere lädt herunter. Jeder Abruf geht erst durch die Rechteprüfung, mit dem Link allein kommt niemand ran.
  • Was gelöscht ist, ist weg. Der Eintrag verschwindet und die Datei wird sofort mit entfernt. Wer sie abgelegt hat, bleibt vermerkt.
Vereinsübersicht mit Mannschaften und Kennzahlen
Alle Mannschaften des Vereins
Die Mannschaften des Vereins
Übersicht des Trainers mit den nächsten Terminen
Die Übersicht des Trainers

Häufige Fragen

Nein. Die Ablage liegt außerhalb der Verwaltungsmodule. Wer zum Team-Umfeld gehört, sieht die Mitglieder-Dokumente seines Teams. Ablegen darf nur die Leitung.

25 MB. Erlaubt sind PDF, Bilder, Office-Dateien, Text und Kalenderdateien. Geprüft wird die Endung, nicht der behauptete Dateityp.

Das geht nicht. Jeder Abruf läuft durch die Rechteprüfung, der Link allein genügt nicht.

Der Eintrag verschwindet und die Datei wird sofort mit gelöscht. Vermerkt bleibt, wer sie abgelegt hatte.

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Die Basis kostet nichts, und eine Kündigungsfrist gibt es nicht. Ihr legt eine Mannschaft an und schickt den Beitrittslink in eure Gruppe. Kommt der Verein später dazu, übernimmt er eure Teams, und keiner muss von vorn anfangen.

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