Die Satzung liegt beim Obmann auf dem Rechner. Das Protokoll der letzten Jahreshauptversammlung hat der Schriftführer verschickt, in einer Mail, die niemand mehr findet. Das Formular für die Sportwoche kursiert als Foto in einer WhatsApp-Gruppe.

Kaderheld gibt diesen Dateien einen Ort, an dem sie auch in zwei Jahren noch liegen — und an dem die richtigen Leute sie finden, ohne jemanden fragen zu müssen.

Vereinsordner und Teamordner

Ein Dokument gehört entweder dem Verein oder einer Mannschaft. Die Satzung, die Vereinsordnung und die Protokolle liegen beim Verein; der Trainingsplan fürs Wintertraining und die Anmeldung fürs Turnier beim Team.

Verwalten darf beim Verein, wer den Verein verwaltet, und beim Team, wer das Team verwaltet — der Obmann kommt damit auch an die Team-Ordner.

Zwei Sichtbarkeiten, bewusst nur zwei

• Leitung — nur die Verwalter sehen es. Für Protokolle, Verträge, alles, was nicht jeden angeht.
• Mitglieder — das Team-Umfeld beziehungsweise alle aktiven Vereinsmitglieder. Für Satzung, Termine, Formulare.

Eine feinere Staffelung wäre eine Rechteverwaltung, die niemand pflegt. Zwei Stufen kann sich jeder merken, und genau deshalb werden sie auch richtig gesetzt.

Wo die Ablage liegt — und warum nicht im Verwaltungsmodul

Die Seite liegt bewusst außerhalb der Vereins- und Mannschaftsverwaltung. Spieler und Eltern sollen die Dokumente ihres Teams lesen können, ohne ein Verwaltungsmodul zu brauchen.

Ohne Auswahl siehst du eine Übersicht aller Bereiche, zu denen du gehörst; mit Auswahl die Liste und — wenn du darfst — eine Klappkarte zum Ablegen.

Was hineinpasst

PDF, Bilder, Office-Dateien, Text und Kalenderdateien, bis 25 MB. Geprüft wird die Endung, nicht der behauptete Dateityp — eine umbenannte Datei kommt nicht durch.

PDFs und Bilder öffnen sich direkt im Browser, alles andere lädt herunter. Ausgeliefert wird erst nach der Rechteprüfung: Ein Link allein reicht nicht, um an ein Dokument zu kommen.

Gelöscht heißt gelöscht — der Eintrag verschwindet und die Datei wird sofort mit entfernt. Wer sie abgelegt hat, bleibt als Spur vermerkt.

Wer was ablegen sollte

Ein paar Ablagen, die sich in jedem Verein lohnen — und die Frage, wer sie sehen soll:

• Satzung und Vereinsordnung — Verein, Sichtbarkeit Mitglieder. Danach fragt irgendwann jeder einmal.
• Protokolle der Sitzungen — Verein, Sichtbarkeit Leitung.
• Meldebögen und Formulare — Verein, Mitglieder. Spart die Runde „schickst du mir das nochmal?“.
• Trainingsplan für den Winter — Team, Mitglieder.
• Turnieranmeldung und Hallenordnung — Team, Mitglieder.
• Verträge und Abrechnungen — Verein, Leitung.

Die Faustregel: Was ein Elternteil im Zweifel wissen darf, bekommt „Mitglieder“. Alles, was nach innen gehört, „Leitung“. Mehr Nachdenken braucht es nicht — und genau deshalb wird die Sichtbarkeit auch tatsächlich gesetzt statt weggeklickt.

Warum nicht einfach eine Cloud

Weil eine Cloud die Frage nicht beantwortet, wer etwas sehen darf. Ein geteilter Ordner kennt keine Vereinsrollen: Er weiß nicht, dass der neue Co-Trainer der U12 die Hallenordnung braucht, aber nicht die Verträge — und er weiß erst recht nicht, dass ein Elternteil mit dem Kind aus dem Verein austritt.

Hier hängt die Sichtbarkeit an denselben Rollen wie alles andere. Wer das Team verlässt, verliert den Zugang, ohne dass jemand daran denken muss. Und wer neu dazukommt, findet die Unterlagen seines Teams, ohne dass ihn jemand in einen Ordner einladen müsste.

Aus dem Vereinsalltag

Passt dazu: Nachrichten und Chat · Mitglieder & Rollen · Übungen und Trainingsplan

Häufige Fragen